TIETOSUOJASELOSTE
VMO Group Oy (“VMO”, “X-LAB”, “me”, “meidän”, ”keskus”) on helsinkiläinen kuntokeskus, joka tarjoaa liikunta- ja muita rinnakkaispalveluita. Tämä tietosuojaseloste kertoo, miten käsittelemme henkilötietojasi rekisterinpitäjänä.
REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT
Rekisterinpitäjä: VMO Group Oy (“VMO”, “X-LAB”)
Y-tunnus: 2920019-6
Osoite: Vattuniemenkatu 21 00210 Helsinki
Sähköposti tietosuoja-asioissa: info@x-lab.fi
Puhelin: +358 50 543 6760
MIKSI JA MITEN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJA
Alla on yleiskatsaus siihen, miksi ja miten käsittelemme henkilötietoja.
Yleiskatsaus koskee liiketoimintaamme yleisesti. Se, soveltuuko kukin osuus sinuun, riippuu siitä mitä palveluitamme käytät ja millä tavalla olet kanssamme vuorovaikutuksessa.
HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET
Saamme henkilötietoja pääosin sinulta itseltäsi (esim. jäsenyyssopimus, ostot, asiointi ja yhteydenotot). Jos jäsenyytesi perustuu työnantajasi tai yhteistyökumppanin kanssa tehtyyn sopimukseen, voimme saada sinua koskevia perustietoja (esim. nimi, yhteystiedot, jäsenyyden voimassaolo ja jäsenyyden tyyppi) työnantajaltasi tai yhteistyökumppaniltasi jäsenyyden järjestämiseksi.
PAKOLLISET TIEDOT
Jäsenyyssopimuksen tekeminen ja jäsenyyden ylläpito edellyttää tiettyjen tietojen antamista (esim. nimi ja yhteystiedot sekä jäsenyyden hallinnointiin ja laskutukseen tarvittavat tiedot). Jos et anna näitä tietoja, emme välttämättä voi solmia sopimusta tai tarjota pääsyä palveluihimme.
1.1 Jäsenyyden hallinnointi
Jotta voimme rekisteröidä sinut jäseneksemme, lähettää sinulle laskuja, tarjota sinulle käyttöoikeuden keskukseemme ja palveluihimme ja muutoin hallinnoida jäsenyyttäsi, käsittelemme nimeäsi, henkilötunnustasi, yhteystietojasi, jäsentyyppiäsi ja yhteydenottojasi meille.
Käsittelemme henkilötunnusta vain, jos se on tarpeen henkilön yksiselitteiseen yksilöintiin ja oikeuksiemme/velvollisuuksiemme toteuttamiseen (Tietosuojalaki 29 §), esimerkiksi laskutukseen, saatavien perintään tai virheellisten kirjauksien oikaisuun. Emme käytä henkilötunnusta tarpeettomasti, ja suojaamme sen asianmukaisesti.
Jos sinulla on jäsenyys yrityssopimuksen tai yhteistyökumppanin kautta, käsittelemme myös tietoja liittyen työnantajaasi/siihen yhteistyökumppaniin, jonka kautta sinulla on jäsenyys.
Jos olet opiskelijajäsen, käsittelemme tietoja myös opiskelupaikastasi.
Tietyissä tilanteissa jäsenyytesi on mahdollista jäädyttää. Tällaisessa tilanteessa käsittelemme tietoja olosuhteista, jotka mahdollistavat sinulle jäsenyytesi jäädyttämisen.
Oikeudellinen perusta. Käsittely on tarpeen, jotta voimme täyttää kanssasi tekemämme sopimuksen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
Jos olet alaikäinen, jonka vanhempi tai huoltaja on tehnyt jäsenyyssopimuksen puolestasi, tai jos olet rekisteröitynyt toisen jäsenen maksajaksi, käsittely on tarpeen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi jäsenyytesi käytön hallinnoinnissa (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Siltä osin kuin päätät jakaa meille terveystietoja (kuten jäsenyyden jäädyttäminen), tämä käsittely perustuu suostumukseesi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 9 artiklan 2 kohdan a alakohta).
Säilytysaika. Poistamme henkilötiedot viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluessa jäsenyyden päättymisestä. Säilytämme henkilötietojasi kuitenkin pidempään, mikäli se on tarpeen sen varmistamiseksi, että maksat mahdolliset avoimet laskut. Poistamme terveydentilaasi koskevat tiedot, jotka meille on jaettu jäsenyyden jäädytystä varten, kun jäädytyspyyntösi on käsitelty onnistuneesti. Laskutusta koskevat tiedot poistamme kymmenen (10) vuoden kuluttua.
1.2 Jäsenyyteen liittyvät lisäpalvelut
Jotta voimme tarjota sinulle mahdollisuuden ostaa lisäpalveluita jäsenyyteesi, kuten personal trainerin, fysioterapiapalvelun tai elämäntapavalmennuksen, käsittelemme henkilötietojasi, jotka ovat tarpeen näiden palveluiden tarjoamiseksi, kuten ajanvaraukset, treenitottumukset, tarpeet ja mieltymykset.
Oikeudellinen perusta. Käsittely on tarpeen, jotta voimme täyttää kanssasi tekemämme sopimuksen (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
Mikäli annat suostumuksesi, voi personal trainer tai muu palveluntarjoaja käsitellä terveydentilaasi koskevia tietoja räätälöidäkseen palvelun sinun erityistarpeisiisi sopivaksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 9 artiklan 2 kohdan a alakohta).
Säilytysaika. Poistamme lisäpalveluihin liittyvät henkilötiedot viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua palvelun päättämisestä. Säilytämme tietoja kuitenkin pidempään, mikäli se on tarpeen sen varmistamiseksi, että maksat mahdolliset avoimet laskut. Laskutusta koskevat tiedot poistamme kymmenen (10) vuoden kuluttua.
1.3 Ostot
Kirjanpitovelvollisuutemme täyttämiseksi käsittelemme tietoja ostotapahtumistasi verkkokaupassamme tai keskuksella. Käsittelemme tietoja ostotapahtumistasi, kuten siitä, mitä ostit, mihin aikaan ostotapahtuma on tapahtunut ja ostoksesi summa. Emme käsittele korttitietojasi tähän tarkoitukseen.
Oikeudellinen perusta. Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
Säilytysaika. Laskutusta ja maksutapahtumia koskevat tiedot poistamme kymmenen (10) vuoden kuluttua Suomen kirjanpitosäännösten mukaisesti.
1.4 Kyselyt
Jotta voimme kehittää palveluitamme ja saada asiakaspalautteita sen tueksi, käsittelemme vastauksiasi jäsenkyselyihimme.
Oikeudellinen perusta. Oikeutettu etu ymmärtääksemme, miten voimme kehittää palveluitamme (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Säilytysaika. Poistamme henkilötiedot niin pian kuin mahdollista, viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua jäsenyyden päättymisestä.
1.5 Asianmukaisen käytön varmistaminen
Jotta voimme taata keskuksessamme turvallisen ja viihtyisän ilmapiirin, käytössämme on turvallisuus- ja järjestyssäännöt tätä tukemassa. Näiden sääntöjen rikkomuksista saatamme evätä pääsyn keskukseemme. Käsittelemme henkilötietoja liittyen turvallisuus- ja järjestyssääntöjen rikkomuksiin mukaan lukien tiedot, jotka ovat tarpeen, jotta mahdollinen keskukseen pääsy voidaan evätä (nimi, yhteystiedot ja jäsenyystyyppi).
Oikeudellinen perusta. Oikeutettu etu jäsentemme, työntekijöidemme ja vierailijoidemme turvallisuuden takaamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Säilytysaika. Poistamme henkilötiedot sulkujakson päätyttyä. Sulkujakson kesto riippuu rikkomuksen vakavuudesta.
1.6 Anti-doping
Jäsenehtojemme linjauksen mukaisesti meillä on nollatoleranssi kaikkien huumaavien ja doping-aineiksi luokiteltavien aineiden käytölle ja myynnille tiloissamme sekä tapahtumissamme. X-LAB on sitoutunut A-klinikkasäätiön Puhtaan liikunnan puolesta -toimintaan.
Käsittelemme anti-dopingiin liittyen henkilötietoja vain, jos joudumme selvittämään yksittäistä tapahtumaa tai sääntörikkomusta (esim. tapahtumaselvitys tai sulkupäätös). Tällöin käsittelemme vain tarpeellisia tietoja (esim. nimi, yhteystiedot, jäsenyystyyppi, tapahtuman kuvaus).
Oikeudellinen perusta. Käsittely perustuu oikeutettuun etuun ylläpitää turvallista ja sääntöjen mukaista toimintaa sekä tarvittaessa oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Säilytysaika. Poistamme anti-dopingiin liittyvät selvitystiedot, kun asia on loppuun käsitelty, ellei tietojen säilyttäminen ole tarpeen oikeudellisen vaateen vuoksi.
1.7 Suoramarkkinointi
Tarjotaksemme sinulle ajankohtaisia uutiskirjeitä, tarjouksia ja arvontoja sekä saadaksemme entisiä jäseniämme ja jäseniä irtisanomisjaksolla jatkamaan meillä, käsittelemme seuraavia tietojasi: nimi, jäsentiedot (myös tietoa siitä, käytätkö tai oletko joskus käyttänyt personal trainer -palveluitamme), treenihistoria, miten käytät palveluitamme ja olet vuorovaikutuksessa niiden kanssa sekä missä kuntokeskuksessa olet harjoitellut.
Voimme muodostaa asiakasryhmiä (profilointi) markkinoinnin kohdentamiseksi (esim. jäsenyystyyppi ja palveluiden käyttö), mutta emme tee automatisoitua päätöksentekoa, jolla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia.
Oikeudellinen perusta. Suoramarkkinointi perustuu oikeutettuun etuun pitäessämme jäsenemme ajan tasalla palveluistamme ja kohdennettaessamme markkinointia, jonka katsomme oleelliseksi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Mikäli et ole jäsen, kohdistamme suoramarkkinointia sinulle vain suostumuksellasi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten, jolloin lopetamme käsittelyn tähän tarkoitukseen. Jokaisessa sähköisessä markkinointiviestissä on myös helppo tapa kieltää viestit (esim. peruutuslinkki).
Säilytysaika. Mikäli olet jäsenemme, poistamme henkilötietosi lopettaessasi uutiskirjeen tilaamisen tai kieltäessäsi suoramarkkinoinnin kohdallasi. Mikäli et ole jäsen, emme tule käsittelemään henkilötietojasi tähän tarkoitukseen, mikäli perut suostumuksesi niiden käsittelyyn.
1.8 Sosiaalinen media
Mikäli vierailet sosiaalisen median sivustoillamme, pääsemme tällöin näkemään reaktiosi (postaukset, tykkäykset, kommentit jne.). Meillä tulee olemaan myös pääsy tilastoihin, joissa keräämme tietoa sivustojemme käytöstäsi sosiaalisessa mediassa.
Oikeudellinen perusta. Oikeutettu etu, jotta voimme ylläpitää sivua sosiaalisessa mediassa, olla vuorovaikutuksessa jäseniemme kanssa ja saada tietoa sosiaalisen median tiliemme käytöstä (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Säilytysaika. Saatamme poistaa sosiaalisen median sisältöämme (sisältäen postauksesi, tykkäyksesi, kommenttisi jne.). Muilta osin pätee kyseisen sosiaalisen median alustan ehtojen mukainen säilytysaika.
Toimimme yhteisrekisterinpitäjinä näiden tietojen käsittelyn osalta kussakin sosiaalisen median palvelussa. Lisätietoja saat kyseiseltä alustalta (esim. Facebook ja Instagram) tai ottamalla meihin yhteyttä.
1.9 Muuta
Saatamme käsitellä henkilötietojasi myös muuhun tarkoitukseen, mikäli annat siihen suostumuksesi. Mikäli annat suostumuksesi, on sinulla oikeus peruuttaa se milloin tahansa.
Saatamme käsitellä henkilötietojasi myös muihin yhteensopiviin tarkoituksiin, esimerkiksi riita-asioiden ja oikeudenkäyntien yhteydessä sekä yritysostojen, fuusioiden tai vastaavien transaktioiden yhteydessä.
2. KENELLE LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI
Meillä voi olla tarve jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolien kanssa. Tässä luvussa kuvaamme vastaanottajien ryhmät.
Palveluntarjoajat (käsittelijät). Jaamme tietoja sellaisten palveluntarjoajien kanssa, jotka auttavat meitä palveluidemme tuottamisessa, esimerkiksi IT- ja hallintopalveluntarjoajien kanssa. Meillä on henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset käyttämiemme palveluntarjoajien kanssa henkilötietojesi asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.
Muut rekisterinpitäjät. Voimme jakaa henkilötietojasi myös muiden toimijoiden kanssa, jotka toimivat rekisterinpitäjinä, kuten perinnästä vastaavan kumppanimme kanssa.
Keskuksessamme toimivat itsenäiset palveluntarjoajat. Keskuksessamme voi toimia itsenäisiä palveluntarjoajia (esim. hieronta, Fustra, osa PT-palveluista). Kun varaat tai ostat näitä palveluita, voimme luovuttaa varauksen toteuttamiseksi tarpeelliset perustiedot (esim. nimi ja yhteystiedot) kyseiselle palveluntarjoajalle. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja omana rekisterinpitäjänään ja vastaavat omasta tietosuojainformaatiostaan.
Työnantajasi. Jos sinulla on jäsenyys yrityssopimuksen kautta, jaamme nimesi, jäsenyytesi tiedot sekä joissain tapauksissa jäsenyyden hintaa koskevia tietoja työnantajallesi.
Viranomaiset ja muut luovutukset. Saatamme jakaa tietoja viranomaisten kanssa, mikäli meidät on määrätty tai muuten velvoitettu tekemään niin. Lisäksi voimme suostumuksellasi jakaa tietojasi myös muiden tahojen kanssa.
3. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Voimme siirtää henkilötietojasi Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle tietyissä tapauksissa, sillä palveluntarjoajamme (tai alihankkijamme) ja yhteistyökumppanimme voivat sijaita tällaisella alueella.
Varmistamme, että tietosi ovat turvassa ottamalla käyttöön asianmukaisia suojatoimia yksityisyyden suojaamiseksi (kuten EU:n vakiosopimuslausekkeet).
Tarjoamme sinulle lisätietoja tällaisista kansainvälisistä tiedonsiirroista pyynnöstäsi. Jos haluat saada kopion suojatoimista, käytä yllä olevia yhteystietoja.
4. OIKEUTESI YKSITYISYYDENSUOJAAN
Sinulla on useita oikeuksia yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla, kuten alla on lueteltu. Huomaa, että on olemassa poikkeuksia ja rajoituksia, jotka voivat tulla sovellettavaksi, joten emme välttämättä aina pysty tai ole velvollisia sallimaan oikeuksiesi käyttämistä.
Ota yhteyttä osoitteeseen info@x-lab.fi, jos haluat käyttää oikeuksiasi, jos sinulla on muita kysymyksiä, kommentteja tai haluat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä. Vastaamme tiedusteluusi mahdollisimman pian.
Oikeus saada pääsy tietoihin. Voit pyytää saada tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Jos käsittelemme, sinulla on oikeus saada niistä kopio sekä lisätietoja käsittelyn tarkoituksista, henkilötietojen luokista, vastaanottajista, säilytysajasta ja oikeuksistasi rekisteröitynä. Sinulla on myös oikeus saada tieto valitusoikeudesta tietosuojaviranomaiselle, tietojen lähteistä (tarvittaessa) sekä automaattisen päätöksenteon olemassaolosta yhdessä tiettyjen lisätietojen kanssa.
Oikeus oikaista tiedot. Mikäli koet, että sinua koskevissa tiedoissa on virheitä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista tai täydentämistä.
Oikeus vastustaa käsittelyä. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuumme, sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa käsittelyä. Jos emme pysty osoittamaan, että käsittelyn jatkamiseen on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, emme saa enää käsitellä tietoja. Sinulla on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, jolloin emme saa enää käsitellä henkilötietoja tähän tarkoitukseen.
Oikeus peruuttaa suostumus. Sellaisissa tapauksissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksen perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa tämä suostumus milloin tahansa. Tällöin lopetamme tietojesi käsittelyn suostumuksesi perusteella.
Oikeus rajoittaa käsittelyä. Sinulla on mahdollisuus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista seuraavissa tilanteissa: jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä eikä vielä ole ratkaistu, ylittävätkö oikeutetut perusteemme sinun perusteet; jos olet kiistänyt henkilötietojesi oikeellisuuden; jos käsittely on lainvastaista, mutta vaadit tietojen poistamisen sijaan niiden käsittelyn rajoittamista; tai jos emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus tietojen poistamiseen. Sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistetuksi seuraavissa tilanteissa: jos emme enää tarvitse niitä siihen käyttötarkoitukseen, jonka perusteella ne on alun perin kerätty tai käsitelty; jos peruutat suostumuksesi; jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä eikä käsittelyyn ole enää perusteltua syytä; jos henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti; tai jos meidän on poistettava henkilötietosi lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada meille luovuttamasi henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa siirtääksesi ne toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä koskee niitä henkilötietoja, joiden käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimukseen ja jotka käsitellään automaattisesti.
Valitusoikeus. Mikäli olet eri mieltä siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi, kerrothan siitä meille olemalla meihin yhteydessä. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus paikalliselle tietosuojaviranomaiselle, eli Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot:
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Osoite: PL 800, 00531 Helsinki
5. EVÄSTEET
Nettisivumme käyttää evästeitä. Lisätietoa tästä saat evästeselosteestamme.
6.TARKISTUKSET
Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarpeen vaatiessa. Tällaisessa tilanteessa tulet saamaan meiltä asiasta erillisen tiedotteen, mikäli tekemämme muutokset ovat merkittäviä. Löydät ajantasaisen tietosuojaselosteen aina nettisivuiltamme.
Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 5.3.2026